Bilimsel toplantılara katılım ile alakalı duyuru

Değerli Öğretim Üyeleri,

Değerli Araştırmacılar,

Bildiğiniz üzere Üniversite Yönetim Kurulu 11 Mart 2020 tarihli toplantısında yaptığı değerlendirmeler sonucu COVID-19 önlemleri çerçevesinde  üniversite bağlantılı tüm seyahatlerin 12 Mart 2020 tarihinden itibaren 30 Nisan 2020 tarihine kadar durdurulmasına karar vermiştir.

Adı geçen tarihe kadar olan bilimsel toplantılara katılım için alınmış/yapılmış görevlendirmeler için ağadaki plan dahilinde ödemeler yapılabilecektir:

Yolluk giderleri

• Öncelikle biletin  iadesi konusunda havayolu/ulaşım şirketi ile irtibata geçilmesi gerekmektedir.
• Şirketin bilet iadesini kabul etmesi durumunda iade sırasında doğan iade vergisi vb masraflar varsa Üniversite (görevlendirme talep yaısıznda belirtilen kaynak (BAP, Rektörlük konferans destek fonu, Fakülte/Ensitütü/Bölüm kurum payları, Döner Sermaye vb))  tarafından ödenir.
• Şirketin bileti açığa  alması durumunda biletin ileriki bir konferans görevlendirilmesinde kullanılacağı taahhütünü içeren ve EBYS üzerinden Rektörlük Makamına gönderilen bir yazı ile bilet ücreti Üniversite (görevlendirme talep yazısında belirtilen kaynak (BAP, Rektörlük konferans destek fonu, Fakülte/Ensitütü/Bölüm kurum payları, Döner Sermaye vb))  tarafından ödenir.

Kayıt ücreti

• Bilimsel toplantı, organizatörler tarafından iptal edilmiş ise konferans ücretinin organizasyon tarafından iade edilmesi gerekir.
• Üniversitenin kararları doğrultusunda bilimsel toplantıya gidilemeyecek ise kayıt ücretinin iadesi konusunda organizasyon komitesi ile yazışma yapılır, iade talep edilir.
• Bilimsel toplantı organizatörlerinin iade talebini kabul etmemeleri durumunda ise yazışmaların eklendiği bir dilekçe Rektörlük Makamına hitaben yazılarak EBYS üzerinden sunulur; kayıt ücreti Üniversite (görevlendirme talep yaısıznda belirtilen kaynak (BAP, Rektörlük Konferans destek fonu, Fakülte/Ensitütü/Bölüm kurum payları, Döner Sermaye vb))  tarafından ödenir.  
• Uzaktan erişim ile yapılan bilimsel toplantı sunumları için, durumun belgelerinin eklendiği bir dilekçe Rektörlük Makamına hitaben yazılarak EBYS üzerinden sunulur; kayıt ücreti Üniversite (görevlendirme talep yaısıznda belirtilen kaynak (BAP, Rektörlük donferans destek fonu, Fakülte/Ensitütü/Bölüm kurum payları, Döner Sermaye vb))  tarafından ödenir.

Otel ön ödemeleri

• İadeli rezervasyonlar için otel idaresi ile temasa geçilerek iadenin alınması gerekmektedir.
• İadesiz rezervasyonlar için belgelerin eklendiği bir dilekçe Rektörlük Makamına hitaben yazılarak EBYS üzerinden sunulur; otel ön ödemeleri Üniversite (görevlendirme talep yazınızda belirtilen kaynak (BAP, Rektörlük donferans destek fonu, Fakülte/Ensitütü/Bölüm kurum payları, Döner Sermaye vb))  tarafından ödenir.

Saygılarımla bilginize sunarım.

Prof. Dr. Ayşın Ertüzün